補辦黨員檔案發函的步驟如下：1.補辦黨員檔案函調信：由黨員所在單位的黨委（支部）發出，抬頭為接收單位的黨委（支部），內容需包括黨員的基本信息，如姓名、性別、民族、籍貫、出生日期、身份證號碼、聯系電話等，以及入黨介紹人、入黨所在地支部負責人、黨支部討論接收摘抄件、黨委討論接受該同志為預備黨員、討論預備黨員轉正的黨委決議復印件或摘抄件等相關證明材料。2.證明材料蓋章：補辦黨員檔案函調信及相關證明材料需加蓋黨委印章，并由黨委（支部）負責人簽字確認。3.郵寄或送達：補辦黨員檔案函調信及相關證明材料可以通過郵寄或送達的方式交給接收單位的黨委（支部）。4.接收單位核實：接收單位的黨委（支部）收到補辦黨員檔案函調信及相關證明材料后，需進行核實，并對相關證明材料進行復印或摘抄。5.補辦黨員檔案：接收單位的黨委（支部）核實無誤后，需按照相關規定補辦黨員檔案，將相關證明材料歸檔，并加蓋黨委印章。6.回復發函單位：接收單位的黨委（支部）補辦黨員檔案后，需將補辦情況回復給發函單位，并告知相關注意事項。