申報條件：檔案托管人員及其用人單位。

申報材料：

1、個人查閱：

（1）個人身份證；

（2）填寫《人事檔案查借閱審批表》。

2、單位查（借）閱：

（1）單位介紹信1份；

（2）查檔人有效證件（工作證原件或身份證）；

（3）《人事檔案查借閱審批表》按要求填寫，單位負責人簽字，加蓋單位公章。

注意：

1、個人需查閱檔案的，由檔案管理人員查閱告知或復印給個人。

2、單位查閱須在閱檔室進行，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案、不得泄露檔案內容。

3、未經批準不得復印，拍錄檔案內容。需要復印拍錄的，需經檔案管理部門同意。

4、借出檔案：由有人事檔案管理權單位，按單位查閱檔案提供材料，辦理檔案借出。

5、檔案歸還：在規定時間內借檔者將檔案及時歸還，檔案須經借檔單位密封，檔案管理人員核查檔案后，辦理解除借閱協議。

擴展資料：

檔案內哪些材料可以借閱。如何辦理借閱（深圳）。

答：一般情況下，下列檔案材料可以憑本人身份證原件到人事檔案服務中心業務窗口借出，如果委托他人辦理借出，還需委托書及代辦人的身份證原件。

1、入深調令：

（1）調干入深圳的提供《調動通知》；

（2）畢業生接收入深圳的提供《大中專畢業生介紹信》；

學生接收入深圳的提供《留學生行政介紹信》；

調、招工入深圳的提供《招用員工通知》或《積分入戶通知》。

2、專業技術資格評審材料（初、中、高級），即《專業技術資格評審表》或《考試合格人員發證登記表》等。

3、履歷材料、學籍檔案等，只能復印后加蓋人事檔案服務中心公章。

參考資料：三亞人社局-人事檔案查（借）閱辦理指南