采購文員主要是給采購部作各種文檔處理工作和部分對外工作，不同的公司會有些不同的安排。 中大型公司的采購量采購任務都是很多的，為了配合各種申請、審批、詢價、訂貨、驗收、入庫、付款、返修等采購流程（企業ERP的一部分內容），都會有大量的文檔工作包括資料錄入等內容。 大部分公司會讓采購部配備采購文員或采購助理來處理這些事，以協助采購們完成任務。 例如：某公司采購文員的崗位職責： (1)請購單、驗收單之登記。 (2)訂購單與合約的登記。 (3)交貨記錄及跟蹤。 (4)供應商來訪的安排與接待。 (5)采購費用的統一申請與報支。 (6)進出口商品文件及手續之申請。 (7)電腦作業與檔案管理。 (8)承辦保險、公證事宜。 （9）下采購單，催貨 采購文員工作內容： 1.編寫采購合同等文件，單價對比，報價單輸入系統。 2.編制采購部門的周報表或月報表 3.收集、整理與統計各種采購單據與報表 4.采購品質記錄的保管與維護 5.采購事務的傳達 6.整理供應商資料，包括供應商的報價情況、產品種類等 7.協助采購員完成價格談判等工作 8.管理日常采購文件，記錄采購進度