當需要退保時，需要準備以下關鍵證件和文件:

首先，投保人需提交一份書面的退保申請書，如果被保險人希望退保，必須得到投保人的明確同意。

有效的保險合同是必不可少的，同時還需要提供最近一次的繳費憑證，以證明你對保險合同的履行情況。

身份證明是退保過程中驗證投保人身份的重要文件，確保申請人的權益得到保障。

如果委托他人辦理退保，那么還需提供投保人的委托書和代理人的身份證，以授權他人代表你進行相關操作。

在辦理退保時，還有一些注意事項：

請注意，只有投保人才有資格辦理退保。如果被保險人想退保，必須有投保人的書面同意，并明確指定退保金的領取人。

如果保險合同已生效滿兩年，保險公司會退還保單的現金價值；若繳費不滿兩年，保險公司會扣除相關費用后退還剩余部分。

以下情況下，退保將無法進行：已發生賠付的保險合同或已到達生存領取期的保單（這通常是為了保護被保險人的利益，避免投保人濫用此權利）。

以上信息來源于百度百科關于退保的解釋。