在企業文檔體系中，文件被劃分為三個等級：一級、二級和三級。一級文件是公司的核心綱領性文件，通常由法人代表親自簽批，例如ISO認證中的《質量手冊》。二級文件則是在一級文件基礎上，按照公司要求由部門執行的程序文件，管理者代表在此級別負責簽批。三級文件則是部門內部使用的指導性文件和表格，它們用于具體的工作指導，部門管理者負責簽批。

這些文件并非僅限于紙質形式，也包括電子文檔，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等，內容多樣，涵蓋了商務合同、會議紀要、產品手冊等業務活動的方方面面。文檔的狀態各異，從草稿到正式發布，再到歸檔或廢棄，體現了文件的生命周期管理。

在管理上，公司采用集中與分散相結合的方式，集團總經辦負責主體文件資料的管理，文控中心作為行政職能管理部門和永久保存機構，確保文件資料的安全、完整和方便使用。同時，各部門和個人也負有收集、整理和歸檔文件的義務，共同維護公司信息資源。

總的來說，公司文件的分級管理是企業規范化運作的重要組成部分，確保了信息的有效傳遞和管理，對于提升工作效率和維護公司機密具有重要意義。