在制定酒店物品采購計劃時，各部門需根據物資消耗率和損耗率預測下一年的采購需求，于年底編制采購計劃和預算，并提交財務部審核。如有額外采購需求，需提前制定計劃并報告財務部。采購計劃需一式四份，部門自留一份，其余三份交財務部。財務部匯總各部門采購計劃和預算，根據酒店營業實績、物資消耗和損耗率、第二年營業指標及預測編制采購預算，上報總經理審批。經批準的采購計劃需財務總監監督執行，未經批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。采購員依據核準的采購計劃，及時采購所需物品。對于大宗或長期需用的物資，可簽訂長期供貨協議，以確保質量、數量、規格、品種和供貨要求。餐飲部的食品、餐料、油味料、酒、飲品等由行政總廚、大廚或宴會部下單，采購人員需按計劃或下單采購。計劃外或臨時少量急需品，需經總經理或其授權部門經理批準后方可采購。采購物資需經倉管員驗收，驗收依據訂貨樣板，按質按量驗收。驗收后在發票上簽名或發驗收單，需直撥按手續直撥，需入庫按程序入庫。大宗物資付款需經財務總監審核批準。支票結賬由出納根據準確數字或單據填寫，金額限制在一定范圍內。酒店財務制度規定，付款金額超過時需使用支票或委托銀行付款，低于則可支付現款。現金付款需財務部經理或財務總監審查批準。采購員報銷需憑驗收員簽字的發票及驗收單，經出納審核批準后方可報銷。采購員向個體戶購買商品，需通過稅務部門開票，因急需無發票者，應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，需采購員兩人以上證明及驗收員驗收證明，經部門經理或財務總監批準后方可報銷。采購部業務操作需按使用部門要求和采購申請表，多方詢價選擇，填寫價格、質量及供方調查表，向主管匯報，審核后確定采購方案。按采購部主任確定的方案采購，按酒店及部門制定程序完成現貨和期貨采購。貨物驗收出現的問題應及時查清原因并向主管匯報。驗收后將貨物送倉庫驗收入庫，辦理入庫手續。到貨品種、數量和付款情況報告給有關部門，附上采購申請單或經銷合同。將貨物采購申請單、發票、入庫單或采購合同交財務部校對審核，辦理報銷或結算手續。