在會議即將召開之際，首要任務是迅速聯系其他租賃公司，力爭以最快的速度租到放映機。考慮到電腦公司通常會配備放映機，我們應當立即與幾家知名供應商聯系，確保能夠及時獲取設備。同時，需確保所有電子設備的準備工作提前完成，尤其是放映機，必須確保其功能正常，以便會議順利進行。與此同時，應立即向總經理匯報當前的準備工作情況。報告中不僅需要詳細說明放映機的租借進展，還需匯報書面宣傳資料的分發情況，以及會議時間的安排。確保會議能夠按照既定時間順利召開，是此次工作的重中之重。為了確保會議的順利進行，還應提前一天完成所有的準備工作，包括布置會場、調試電子設備等。尤其是放映機的演示，必須在總經理到來前進行，以便他能夠親自檢查設備狀態。通過這種做法，我們不僅能夠發現并解決問題，還能獲得總經理的支持和信任。會議召開前的準備工作至關重要，它直接影響著會議的順利進行。從布置會場到調試電子設備，每一個環節都不能馬虎。特別是電子設備的準備，包括投影儀、音響系統等，都必須提前一天進行測試，以確保在會議當天一切運行正常。在準備過程中，還應邀請總經理進行現場檢查，這不僅能夠及時發現并解決潛在問題，還能讓總經理了解準備工作的情況，增強他對會議成功的信心。通過這種細致入微的準備，我們可以確保會議的各項準備工作都達到最佳狀態。