如何實現快速修改公文格式你修改格式是不是通通采取“選中”-“右擊”-“字體”-“右擊”-“段落”的單調重復的方法？下面的方法，免去很多步驟，可以提高效率80%以上。在平時工作中，特別是辦公室，每天會起草或修改大批量文稿，并且一些同事發來的文稿有很多都不符合公文格式規范，比如字體、間距、頁碼、頁邊距等等，每天接收和處理那么多文件，怎樣提高修改大量文檔公文格式的效率？經過學習和實踐，現將快速修改公文格式的方法分享給大家。一、修改思路通過調用模板，在新建文檔時完成格式的確定。利用樣式設置多級標題的格式，然后統一規范頁邊距、頁碼等，保存為模板，每次從新建中直接調用模板，再利用樣式對不同段落、不同級別標題的格式進行統一修訂。這樣，不僅僅能增加了規范文檔的工作效率，還避免了處理大量公文過程中容易形成的錯誤。二、實現文檔修改的步驟這里先介紹設置和調用模板之后的修改步驟（模板制作第三點介紹）。拿到一個文檔，通常會出現以下問題：文本格式不正確、頁邊距設置不正確、頁碼設置不正確等等，如下圖：針對此類文檔，只需要“全選復制->從模板新建空白文檔->只粘貼文本->光標放在標題行，點擊樣式設置標題格式->保存”即可完成文檔格式修改。具體操作為：1.全選原文檔內容，復制，點擊“文件”-“新建”-“從默認模板新建”-“只粘貼文本”。2.得到全新的文檔，全文均為仿宋_GB2312三號字體，段前2字符、頁碼、頁邊距等均符合規范。3.光標放在各級標題，點擊樣式設置標題格式，即可完成整篇文檔格式修改。三、制作模板和調用模板步驟步驟一：新建空白文檔步驟二：設置樣式格式。通過樣式確定正文、標題一（對應公文主標題，即文件標題）、標題二（對應公文一級標題）、標題三（對應公文二級標題）格式。PS：公文三級標題一般為仿宋加粗，可不指定樣式。1.設置正文樣式：（1）在“開始”中的樣式設置，右擊“正文”，點擊“修改樣式”。（2）在“修改樣式”對話框中依次點擊“格式”->“字體”，進行字體設置。（3）將“字體”對話框中的“中文字體”、“西文字體”、“復雜文種”都設置為“仿宋_GB2312”，“字形”和“樣式”分別設置為“常規”和“三號”。點擊“確定”，回到“修改樣式”對話框。（4）在“修改樣式”對話框中依次點擊“格式”->“段落”，進行段落設置。（5）“段落”對話框中，在“縮進和間距”上：設置“對齊方式”為“兩端對齊”，“縮進”文本前后均為0磅、“首行縮進”2個字符，“間距”段落前后均為0行、行距固定值28磅或者28.8磅（28-30磅之間均可）；在“換行和分頁”上：“分頁”中均不勾選，“換行”中不勾選“允許西文在單詞中間換行”（也可以勾選，勾選的話一個數字有可能分為兩個部分居于上下行，比如身份證號前十位在上一行末、后八位在下一行首，不過視情況而定）。點擊“確定”，回到“修改樣式”對話框。2.設置“標題1”樣式，“標題1”對應文件大標題。右擊“樣式”中“標題1”->“修改樣式”，跟修改正文樣式差不多，區別就是：（1）字體設置中：將字體設置為“方正小標宋簡體”，“字號”設置為“二號”；（2）段落設置中：“對齊方式”為“居中對齊”。3.與設置“正文”樣式同樣的辦法，將“標題2”樣式字體修改為“黑體”（其他設置同“正文”），將“標題3”樣式字體修改為“楷體_GB2312”（其他設置同“正文”）。步驟三：設置頁邊距。在“頁面布局”中，分別將頁邊距設置為：上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。步驟四：設置頁碼。1.插入頁碼。依次點擊“插入”->“頁面和頁腳”->“頁碼”->“頁腳外側”。2.設置頁碼格式。在頁腳處，點擊頁碼，按一次退格（因為前面已經設置默認正文首行縮進2個字符，退格目的是取消縮進），在頁碼數字兩側分別加上橫線并與頁碼之間空一格（橫線為中文輸入狀態下的波折號的一半，即“—”），將頁碼字體大小設置為“四號”。3.設置頁腳距離。在“頁眉和頁腳”中將“頁眉頂端距離”和“頁腳低端距離”分別設置為20mm和28mm。點擊“關閉”完成設置。步驟五：保存為模板。點擊“文件”->“另存為”->“WPS文字模板文件（*.wpt）”，保存為.wpt文件，保存路徑默認，文件名自由命名。步驟六：設置默認模板。點擊“文件”->“新建”->“本機上的模板”，在“模板”中選擇剛才保存的模板，勾選“設為默認模板”，確定。步驟七：使用。每次新建文檔，通過“文件”->“新建”->“從默認模板新建”中新建新的文檔，然后就可以使用已經設置好的模板，實現批量修改文檔格式了。（即實現第二點所述的修改方式）四、應用拓展可以在模板中加上紅頭，然后每次調用都是紅頭文件，然后直接加上內容就行。也可以同時設置多個模板，根據不同的使用范圍進行調用。五、總結通過一次制定模板，多次調用模板的方式，大大提高公文格式的修改效率。有的朋友是通過制定保存一個規范格式的doc或者docx文檔，每次使用的時候復制副本進行修改，這種方法也可行，但是每次要多了諸如復制文檔、重命名文檔等過程，并且還容易導致模板不小心被修改。所以總體上，文中所使用的方法效率會高一些。