當異常出現時溝通要注意和確保如下。1、將異常情況描述清晰、準確。要清楚說明錯誤發生的時間、地點、操作步驟等信息，同時準確描述異常，如系統宕機、數據異常等，以便對問題有精確理解，避免主觀臆斷或主客觀猜測。2、將可能的原因和影響估算入范圍。對問題原因和影響范圍作適當的判斷論斷，不要過于主觀臆測。原因可能性較大的也列為候選選項。影響范圍應綜合考慮最差和最為妥當的情況。3、指出難點和重點所在。對于復雜的異常問題，要能夠準確指出關鍵所在及首先解決的重點。將注意力聚集在具體步驟或原因上，避免分散。這有助于問題得到有效解決。4、注意涉及范圍和影響。要結合當前系統或業務的狀況，考慮該異常是否僅限于局部，還是涉及整體。同時評估不同影響程度的可能性，最差影響、一般影響和輕微影響等級別。這個評估能指導出恰當的急度和解決策略。5、供充分信息以便恰當判斷與決策。對異常情況進行全面描述和報告，提供足夠信息以支持相關人員進行準確判斷和適宜決策。避免信息遺漏或模棱兩可，要讓報告內容真實、準確且可靠。