出口貨代的主要職責包括接訂單、訂艙、安排裝柜、安排報關、對提單及費用對賬、收取運費、寄提單、放貨、跟蹤退稅以及后續工作跟進。具體流程如下：首先，接訂單。在接到客戶的托運單后，必須檢查資料是否完整，并確認柜型、起運港、目的港、貨重、貨名（是否為危品）、拖車時間等信息是否一致。特別需要強調的是，客戶應使用公司提供的托運單格式，并加蓋公章和簽名。其次，訂艙。這個步驟需要與操作部門（簡稱OP）緊密合作，確保艙位的預訂。接著，安排裝柜。如公司提供拖車報關服務，需確認裝柜時間并通知OP安排拖車，同時及時告知客戶裝柜信息。隨后，及時安排報關。如果客戶提供報關資料，需在裝柜前將整套單證寄到公司。若時間緊迫，可直接寄到報關行。清關后，OP應及時獲取報關底單并傳真給客戶。然后，在報關的同時，客服（CSR）需與客戶核對提單。務必在走船前完成對賬，確保客戶確認資料后，立即補料給船公司，爭取盡快完成所有文件。報關放行后，OP將小WORKSHEET交給客服。接下來，補料。需在船公司規定的時間內補齊船公司要求的資料，通常在船開前補料。去美國或經過美國的補料需在截關前兩天完成。具體要求因不同船公司而異。再者，對賬。在對船東單的同時，客服需將完整的文件提供給業務確認費用，并錄入系統。然后，收取運費并寄提單。最后一步是放貨。跟蹤退稅。通常情況下，20到30天后，報關行會將核銷單退回公司。財務確認客戶結清所有費用后，將退稅寄給客戶（部分客戶除外）。此時，基本完成所有工作。在貨物安排過程中，若發生突發事件，如貨柜遲到工廠、海關查柜、船公司延誤等，應及時通知客戶，并根據具體情況與業務協商，提供滿意的解決方案。總的來說，確保信息的及時反饋是關鍵。