檔案保管期限表是一種重要的文件，用于列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限。它作為鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據，對于檔案管理至關重要。保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成。順序號固定條款的排列位置和順序，條款代表一組有內在聯系的價值相同的文件，保管期限分為永久保存和定期保存，定期保存的時間計算方法一般是從文件產生后的第二年起計算。對于機關檔案保管期限表，短期和長期的期限也可視需要指出明確的年限。附注是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。說明是對保管期限表所作的總的說明，一般包括保管期限表的適用范圍、結構、制定的依據、保管期限的計算方法以及其他需要說明的事項。檔案銷毀清冊是準備剔除銷毀的檔案文件的登記簿，供領導人審查批準，同時也是日后查考檔案銷毀情況的憑據。檔案銷毀清冊應由登記順序號、案卷或文件的題名、起止日期、數量、原保管期限、銷毀原因、備注等項目組成。檔案銷毀工作非常嚴肅，一般由檔案部門會同保衛、保密部門進行，并由專人銷毀、專人監銷。銷毀完畢后，銷毀人和監銷人都要在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。如有個別檔案未被批準銷毀，可在“銷毀清冊”上做出適當的說明。對于已銷毀的檔案，也應在檢索工作上注明“銷毀”字樣加以說明。