至十九世紀初期，歐洲各國才開始擁有自行一套的外交官銜，由于各國派遣外交人員參與桌上會議時，常發生各國視自己的外交人員層級高于其他國家，因此外交官銜的差異也引起不少外交紛爭。為了解決此一問題，1985年舉行的維也納會議正式制定了外交人員的四個官銜:一、特命全權大使：簡稱大使，是一國家元首向駐在國派遣的最高級外交代表，教廷大使則依據傳統由同輩年紀最長者(Primus inter pares)出任，而國協成員國相互派駐的最高級外交代表則以高級專員稱之。大使為最高級代表的外交代表機構為大使館，高級專員為最高代表的外交代表機構為高級專員公署；在外交場合中，對大使及高級專員的稱呼會加上閣下。二、非常任大使：不同于常任大使，非常任大使不僅為派駐國向駐在國派駐的大使，同時也兼任派駐國周邊國家的大使，有時也兼任駐國際組織代表團代表，如駐比利時大使可能同時為駐歐盟代表；有時因特殊情形而會指派非常任大使成為國家政府的外交咨詢顧客，臺灣有類似的官銜為無任所大使。歷使上總統或總理多指派特使出任特別事務，但有時則指派非常任大使處理特別事務。三、特命全權公使：簡稱公使，公使所被授予的權力與大使相同，但其位階比大使低一級。四、常駐公使：最低階的外交代表，只比代辦高一級，此銜在近代外交中已鮮少使用。值得注意的是特命全權公使及常駐公使在英文簡稱均為Minister(前者有時為Envoy)，其身份是外交人員，不同于政府部門的部長及基督教組織的最高負責人，此兩者的英文也是Minister；兩種公使之任一種為最高代表的外交代表機構為公使館，且因公使所有職權等同于大使，因此在正式稱呼時也會冠上閣下稱謂五、代辦：故名思意即是大使館或行政機構里的代理辦事人員，通常由資深外交官擔任此職務。臨時代辦(chargé d'affaires ad interim)是臨性的外交代表機構最高級代表，但常任代辦(chargé d'affaires en pied)則是等同于大使地位，但通常是由派駐國外交部長指派，而非同大使一樣是由國家元首指派，但其職權跟大使相同。其實這套制度的公布并沒有解決各國地位劃分的問題，而且實際上各國外交官的地位分級還是依據各國的地位，如互派大使僅在主要大國之間實行，同盟國及君主國之間也可以互派大使，而大國跟其他小國僅互派公使，這也是美國直至十九世紀末成為大國時才開始有使節官銜的區分制度，且二十世紀中期各國也僅是互派特命全權公使。外交詞匯里，外交使節團是指駐在國的所有外交人員，而使節團團長由年紀最長者或遞交國書最早者擔任，其地位類似榮譽禮賓官，職責是負責有關使節團事務的發言，在天主教國家里，教廷大使被視為理所當然的使節團團長。