函作為一種公文形式，主要適用于不相隸屬的機關之間進行工作商洽、詢問問題、答復問題、請求批準或回復審批事項。這種文體強調了正式性和嚴肅性，要求遵循特定的格式和程序。與日常事務中的便函或私人信函不同，公函具有明確的規范和要求，如單編發函號，按程序制發，歸檔管理。函可分為三類：第一類是商洽性函，用于商議工作，詢問問題，請求批準，或者回復相關請求。第二類是知照性函，通常由機關主動發出，告知某件事情，但不需要對方回復。第三類是答復性函，針對來函進行答復。函的寫法大致與書信相似，但因其為公務文件，需具備一定的格式和禮貌用語。函頭部分印有機關名稱，單獨編發函號，并在發文字號中加入“函”字標識。標題應當包含發函機關、涉及事項和文種，如是否為函或復函。函的正文部分根據具體類型而定。如果是發函，通常開頭提出問題，主體部分則詳細說明要求或商議內容，結尾處附上禮貌用語，如“請大力協助為盼”、“望能同意”或“請即函復”。若為復函，則需首先引述來函日期和編號，然后針對來函內容進行答復，結尾處同樣使用禮貌用語。函的下款部分應寫明發函機關、日期和加蓋公章。此外，函尾還可以注明抄送機關，以便知會相關單位。函作為一種重要的公文形式，其規范性和禮貌性是確保公務交流順暢和有效的關鍵。通過準確使用函，機關間可以更好地進行溝通和協調，促進工作的順利進行。