書信格式歷史悠久，其變化多樣。現(xiàn)今通行的書信格式主要分為五部分：稱呼、正文、結(jié)尾、署名和日期。

稱呼，亦稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼需在信紙首行頂格，后加“：”，冒號后不需再寫字。稱呼與署名需對應(yīng)，明確寫信人與收信人的關(guān)系。稱呼可用姓名、稱謂，或加修飾語。具體細(xì)則如下：

長輩：近親只寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽”；親戚關(guān)系的寫關(guān)系的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”；非近親的長輩可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”。平輩：夫妻或戀愛關(guān)系直接用對方名字或昵稱，如“麗”、“敏華”；同學(xué)、同鄉(xiāng)、同事、朋友可直接用名字、昵稱或加上“同學(xué)”、“同志”，如“瑞生”、“老紀(jì)”。晚輩：直接寫名字，如“樂毅”、“君平”；也可在名字后加上輩分稱謂，如“李花侄女”；亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”。 師長：通常只寫其姓或名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”；對于十分熟悉的師長，也可單稱“老師”、“師傅”。對于學(xué)有專長、德高望重的師長，往往在姓后加一“老”字，如“戴老”、“周老”。單位或幾個人：不指定姓名的可寫“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等；給機(jī)關(guān)團(tuán)體的信，可直接寫機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱，如“XX委員會”、“XX公司”。致機(jī)關(guān)團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務(wù)作稱呼，亦可直接在機(jī)關(guān)團(tuán)體稱呼之后加上“領(lǐng)導(dǎo)同志”、“負(fù)責(zé)同志”、“總經(jīng)理”、“廠長”。

正文通常以問候語開頭，問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令節(jié)氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節(jié)愉快！”正文的主要部分為寫信人要說的話，動筆之前，應(yīng)明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。結(jié)尾習(xí)慣寫法有兩種：在正文寫完之后，緊接著寫“此致”，轉(zhuǎn)一行頂格或空兩格寫“敬禮”。不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞。

署名應(yīng)寫在正文結(jié)尾后的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，后邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。在署名之后，有時還視情加上“恭呈”、“謹(jǐn)上”等，以示尊敬。署名后，有時還視情加上日期，用以注明寫完信的時間。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應(yīng)如此。